Ceci est une des plus grandes fausses croyances en circulation dans certains milieux.
Évidemment que c’est faux.
Ce n’est pas parce que Kanban ne prescrit pas de durée ou de délai qu’il ne permet pas de planifier. Bien au contraire.
Voyons d’ailleurs 5 éléments d’aide à la planification proposés par cette méthodologie, qui est par nature un levier vers l’efficience.
1- La durée de traitement (Lead Time)
Il s’agit du laps de temps moyen qu’un élément passe dans un système pour être complété et livré. C’est un indicateur concret pour aider la planification des travaux, puisqu’il est vérifiable.
Une estimation, bien qu’elle soit faite avec la meilleure des intentions, est souvent basée sur un sentiment subjectif et une volonté de faire. Le Lead Time, lui, est factuel.
Prenons l’exemple d’une équipe qui produit du matériel scolaire. Selon son historique de livraison, elle a besoin de :
- 2 jours pour créer un atelier d’apprentissage
- 30 jours pour créer les plans de cours d’une session complète
2- La date d’échéance
En plus de permettre de planifier, cette information permet aussi de prioriser : pour quand le travail doit il être rendu?
La réponse est la date à laquelle le produit doit être livré, sans quoi il accuse un retard ou il est carrément obsolète.
3- La date du jour versus la date d’échéance
Comparer les deux moments permets de calculer le temps disponible :
- Nous sommes le 2 septembre
- La date d’échéance est le 2 octobre
- Notre délai est donc de 30 jours
4- La durée de traitement versus le délai
Si le délai est de 30 jours et que notre durée de traitement (temps d’attente pour le client / Lead Time) est de :
- 2 jours : nous avons du temps avant de devoir commencer à travailler, nous pouvons donc retarder le début des travaux
- 30 jours : nous devons commencer le travail dès maintenant
5- L’attente du client
À ne pas confondre avec le verbe «attendre», quelle est l’attente du client? Est-ce que le délai ou la date de livraison est négociable? C’est en fait dans les premières questions à poser pour planifier intelligemment.
L’idée est de passer de l’approche de planification la plus courante :
«Quand doit-on terminer?» ou «Pour quand est-ce que ce travail est attendu?»
à une approche optimale :
«Quand devons-nous commencer les travaux pour être en temps?»
Si on focalise sur la date de livraison, le risque est plus élevé de :
- rater le moment approprié pour commencer les travaux
- arriver en retard
- être sous pression pour livrer en temps
- avoir terminé trop tôt et ainsi générer du gaspillage
Alors que lorsque nous focalisons sur le moment où nous devons commencer, nous avons une meilleure disposition pour arriver en temps et avoir la satisfaction du client.
