Lors d’une transformation organisationnelle vers l’agilité, il est courant d’avoir des questionnements au sujet des concepts de User Stories (récits utilisateurs ou tâches), Epics (épopées) et des d’initiatives.
On va se le dire, quand on commence en agilité, tout ça c’est du charabia.
Surtout lorsque que ces concepts sont présentés en sens inverse de la logique et empêche de saisir le sens et l’essence de la pratique : «manger un éléphant en petites bouchées».
De fait, l’idée de l’initiative, des épopées et des récits (ou des tâches) est de partir d’un besoin d’affaires, d’une idée de développement de produit ou de service, puis de préciser et de découper le travail à faire pour le réaliser, puis livrer au client un élément consommable.
L’inverse, créer d’abord un User Story ou une tâche et le placer ensuite dans une Epic pour faire comme si c’était agile, c’est non. Juste Non.
Être agile, c’est aussi et surtout être sensé.
Initiative, épopée, récit ou tâche
Si on résume:
- Les initiatives et leurs épopées énoncent le « quoi » faire.
- Les récits ou les tâches décrivent le « comment » faire.
Pourquoi on travaillerait comme ça? Notamment pour avoir, en équipe, les conversations nécessaires afin de livrer rapidement de la valeur au client.
Quand j’accompagne une équipe ou une personne dans son nouveau rôle de PO (Product Owner ou « Responsable de produit »), j’utilise toujours l’exemple d’un roman qui contient des chapitres et des paragraphes.
C’est simple :
- l’initiative est le roman (c’est l’histoire d’un orphelin)
- l’épopée est un chapitre (un moment donné, il devient écolier)
- le récit ou la tâche est un paragraphe (il se procure une baguette magique)
Le tout forme un ensemble cohérent, une histoire qui se tient.
Mais comme certaines personnes pourraient commencer la rédaction d’un roman à partir d’un paragraphe et que des chapitres pourraient voir le jour de façon aléatoire, en plus que d’écrire un roman est un travail plutôt solitaire que d’équipe, cette image du roman pour expliquer la différence entre les 3 niveaux de découpage du travail à faire en équipe peut laisser pantois.
M’est venue l’idée de comparer l’initiative à cuisiner un boeuf stroganoff ou à un gâteau aux carottes. J’ai eu un succès fou, un peu plus et je donnais des autographes. Avec cet exemple encore plus concret, on peut même intégrer le concept de travaux en parallèle. Fou à ce point, dis-je.
Et puisque j’aime sérieusement rigoler, je vais illustrer ici un exemple concret encore plus simple.
Avertissement : les propos pourraient heurter la sensibilité de certains lecteurs ou déclencher des réactions perturbantes en raison de la vulgarisation scientifique de très grande puissance. Keep Calm and Carry On.
Dramatisation
Imagine que tu es chef cuisinier dans un très grand restaurant qui compte plusieurs menus dont le menu déjeuner, le menu pour enfant et autre. Le produit dont tu es responsable est son menu santé et tu as 3 personnes pour t’aider à faire les repas.
Trois éléments font partie des high light que vous proposez à ta clientèle :
- L’andouille de porc en sarcophage aux trois coulis (un hot-dog ketchup, relish, moutarde)
- Le hachis parmentier fourré de maïs en grain de Neuville relevé de salsa di pomodoro (un pâté chinois a’ec du ketchup)
- La fômeuse poutine (une salade tiède de pomme de terre en julienne garnie de gouda du jour baignée dans une excellente source de brun onctueux)
Devine quoi : chacun de ces éléments est une initiative composée d’épopées et de tâches à exécuter pour être consommable.
J’te l’dis.
Prenons l’exemple de la poutine pour le fun.
L’initiative nommée poutine
Rappel : une initiative est l’expression à haut niveau d’un besoin d’affaires ou d’une idée de développement de produit ou de service. Elle compte des critères d’acceptations généraux.
(Pour les besoins de la démonstration, les informations contenues dans l’initiative sont plus spécifiques que généraux. Mais n’en faisons pas une indigestion.)
La poutine se mange à peu prêt chaude et est composée de pomme de terre frite, de fromage en grain et de sauce, le tout placé dans un plat creux et dans cet ordre.
Grossièrement, il y a 3 sujets « à découper »: la pomme de terre, le fromage et la sauce. Chacun d’eux peut représenter une épopée qui précisera le « quoi » faire afin d’aider les discussions sur le « comment » faire.
Précisons-les donc.
Les épopées
Chaque épopée énonce des «critères d’acceptation» précis (je veux ça de même sinon je n’accepte pas) assez précis pour enlever tout doute, sinon on questionne et on précise en équipe. Les risques et les dépendances sont aussi mentionnés à ce niveau et un plan de mitigation (ou une alternative) doit être réfléchi au cas où…
Pomme de terre : la pomme de terre est coupée en julienne, frite, salée et doit être servie chaude dans un contenant approuvé. Exemple de risque : la pomme de terre pourrait être pourrie.
Fromage : le fromage est un gouda frais du jour et coupé en petits morceaux. Exemple de dépendance externe : le laitier.
Sauce : la sauce est à base d’eau et de brun, elle doit être servie chaude. Exemple de dépendance logique : la pomme de terre frite et le fromage doivent être placés en premier dans le contenant.
Pour chaque épopée, on discute en équipe des éléments requis (les critères d’acceptation) qui nous permettra de déterminer « comment » faire, donc comment réaliser le travail. Ces détails sont inscrits dans les tâches, ici simplement énumérées sous chaque épopée:
Pomme de terre
Choisir la patate
L’éplucher
La couper en julienne
La cuire à la friteuse
Saler les frites
Fromage
Traire la vache
(je déconne, oh!)
Faire du fromage Gouda
Couper le fromage frais
Saler les morceaux
Sauce
Faire bouillir de l’eau
Ajouter une poudre mystérieuse
Remuer jusqu’à éliminer les grumeaux
En équipe, on discute des détails du « comment », par exemple, pour les tâches de l’épopée Pomme de terre, on pourra se questionner :
- est-ce qu’on cuit à la friteuse classique ou au air fryer?
- qui a la capacité (compétence et temps) pour réaliser telle tâche?
- est-ce du sel de mer?
- etc.
Imagine maintenant que l’initiative Poutine est en réalité :
- Une campagne marketing
- La création d’un jeu
- La construction d’un chalet
- Un voyage de groupe au Japon
Tous ces projets nécessitent une planification et une organisation. L’idée de découper en sujets ou petits morceaux aide à structurer le travail et permet de réfléchir aux risques pour les éliminer d’avance ou savoir comment les gérer s’ils se concrétisent. L’idée est aussi de garder le focus : qu’est-ce qu’on fait et pourquoi le faisons nous?
Ce ne sont là que quelques avantages de cette puissante et rassurante méthode! 🙂
