Politique de confidentialité

Votre vie privée reste privée avec Darum : nous collectons et conservons, uniquement dans le cadre de notre pratique, le strict minimum des données personnelles que vous acceptez de nous transmettre, notamment votre nom, votre prénom, votre adresse courriel et potentiellement votre numéro de téléphone pour communiquer ensemble.

Toute transaction pour nos services se fait via Interac, le site de paiement sécurisé Stripe ou Officium. Nous n’avons pas accès aux informations bancaires que vous y inscrivez.
Tout profil PCM est conservé où il est produit, et nous le laissons là où il se trouve, soit sur le site sécurisé my.dailypcm. Vous y aurez accès via le compte que vous y créerez. Vous êtes d’ailleurs responsable de la confidentialité du nom d’utilisateur et du mot de passe de votre compte sur ce site, nous n’avons pas accès à ces informations de connexion.
Une rencontre virtuelle se fait via l’application Teams et aucun enregistrement ne s’y fait de notre côté.
Une prise de rendez-vous se fait via courriel ou l’application Calendly, qui ne demande que votre adresse courriel pour que nous puissions nous rencontrer.
Toute séance de coaching se fait dans le respect de votre vie privée et de nos règles et valeurs publiées dans notre page À propos.

Politique de gouvernance des renseignements personnels

Grand merci à mesprocedures.ca pour la trousse d’accompagnement de ce requis ainsi qu’à jevalide.ca pour les inspirations et les informations partagées.

Procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels

Durée de conservation

Les renseignements personnels ont été catégorisés de la façon suivante :
- renseignements concernant les membres de l’organisation
- renseignements concernant les clients
La durée de conservation pour chacune de ces catégories a été établit de la façon suivante :
- Courriels reçus et envoyés: 60 jours
- Documents d’affaires tels que des contrats ou des factures : infini

Méthodes de stockage sécurisé

Les renseignements personnels se trouvent aux endroits suivants:
- Fournisseurs de solutions suivants: my.dailypcm (pour la production et l’hébergement des profils PCM) Microsoft (pour Outlook et Teams),Interac ou Stripe (pour les paiements en ligne), Officium (pour la facturation). Merci de consulter leurs politiques de sécurité et de confidentialité respectives.

Le degré de sensibilité de chacun de ces lieux de stockage a été établi.
Ces lieux de stockage, qu’ils soient papier ou numérique, sont adéquatement sécurisés.
L’accès à ces lieux de stockage a été restreint aux seules personnes autorisées.

Destruction des renseignements personnels

Pour les renseignements personnels sur papier, ils devront être totalement déchiquetés.
Pour les renseignements personnels numériques, ils devront être totalement supprimés des appareils (ordinateurs, téléphone, tablette, disque dur externe), des serveurs et des outils infonuagiques.
Le calendrier de destruction en fonction de la durée de conservation établie pour chaque catégorie de renseignements personnels devra être fait. Il est impératif de documenter les dates de destruction prévues.
Il faudra s’assurer que la destruction est réalisée de manière à ce que les renseignements personnels ne puissent pas être récupérés ou reconstitués.

Anonymisation des renseignements personnels

L’anonymisation des renseignements personnels ne devrait se faire que si l’organisation souhaite les conserver et les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La méthode d’anonymisation des renseignements personnels choisie est la suivante : masquage de caractères

Formation et sensibilisation du personnel

Il faudra s’assurer de fournir une formation régulière aux employés sur la procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels, ainsi que sur les risques liés à la violation de la vie privée.
Cela inclut également la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité des données et à l’importance du respect des procédures établies.

Procédure de demande d’accès aux renseignements personnels

Soumission de la demande

L’individu qui souhaite accéder à ses renseignements personnels doit soumettre une demande écrite au responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisation. La demande peut être envoyée par courriel ou par courrier postal.
La demande doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une demande d’accès aux renseignements personnels, et fournir des informations suffisantes pour identifier l’individu et les renseignements recherchés.
Ces informations peuvent inclure le nom, l’adresse ainsi que toute autre information pertinente pour identifier de manière fiable l’individu qui effectue la demande.

Réception de la demande

Une fois la demande reçue, un accusé de réception est envoyé à l’individu pour confirmer que sa demande a été prise en compte.
La demande devra être traitée dans les trente (30) jours suivant sa réception.

Vérification de l’identité

Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable. Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.
Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l’organisation peut refuser de divulguer les renseignements personnels demandés.

Réponse aux demandes incomplètes ou excessives

Si une demande d’accès aux renseignements personnels est incomplète ou excessive, le responsable de la protection des renseignements personnels communique avec l’individu pour demander des informations supplémentaires ou clarifications.
L’organisation se réserve le droit de refuser une demande si elle est manifestement abusive, excessive ou non justifiée.

Traitement de la demande

Une fois l’identité vérifiée, le responsable de la protection des renseignements personnels pour traiter les demandes d’accès aux renseignements personnels procède à la collecte des renseignements demandés.
Le responsable consulte les dossiers pertinents pour recueillir les renseignements personnels demandés, en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles.

Examen des renseignements

Avant de communiquer les renseignements personnels à l’individu, le responsable examine attentivement les informations pour s’assurer qu’elles ne contiennent pas de renseignements tiers confidentiels ou susceptibles de porter atteinte à d’autres droits.
Si des renseignements de tiers sont présents, le responsable évalue s’ils peuvent être dissociés ou s’ils doivent être exclus de la divulgation.

Communication des renseignements

Une fois les vérifications terminées, les renseignements personnels sont communiqués à l’individu dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales en vigueur.
Les renseignements personnels peuvent être communiqués à l’individu par voie électronique, par courrier postal sécurisé ou en personne, selon les préférences de l’individu et les mesures de sécurité appropriées.

Suivi et documentation

Toutes les étapes du processus de traitement de la demande d’accès aux renseignements personnels doivent être consignées de manière précise et complète.
Les détails de la demande, les actions entreprises, les décisions prises et les dates correspondantes doivent être enregistrés dans un registre de suivi des demandes d’accès.
- Date de réception de la demande ;
- Date de l’accusé de réception ;
- Date de la vérification de l’identité ;
- Méthode de vérification de l’identité ;
- Décision – demande d’accès acceptée ou refusée ;
- Date de la communication des renseignements (si applicable).

Protection de la confidentialité

Tout le personnel impliqué dans le traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels doit respecter la confidentialité et la protection des données.

Gestion des plaintes et des recours

Si un individu est insatisfait de la réponse à sa demande d’accès aux renseignements personnels, il doit être informé des procédures de réclamation et des recours disponibles devant la Commission d’accès à l’information.
Les plaintes doivent être traitées conformément aux politiques et procédures internes en matière de gestion des plaintes (section suivante).

Procédure de traitement des plaintes

Réception des plaintes
- Les plaintes peuvent être déposées par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou via tout autre canal de communication officiel. Elles doivent être enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement au personnel désigné.
- Les employés doivent informer immédiatement le service responsable de la réception des plaintes.
Évaluation préliminaire
- Le responsable désigné examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité.
- Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évident peuvent être rejetées. Toutefois, une justification doit être fournie au plaignant.
Enquête et analyse
- Le responsable chargé de la plainte mène une enquête approfondie en collectant des preuves, en interrogeant les parties concernées et en recueillant tous les documents pertinents.
- Le responsable doit être impartial et avoir l’autorité nécessaire pour résoudre la plainte.
- Le responsable doit maintenir la confidentialité des informations liées à la plainte et veiller à ce que toutes les parties impliquées soient traitées équitablement.
Résolution de la plainte
- Le responsable de la plainte propose des solutions appropriées pour résoudre la plainte dans les meilleurs délais.
- Les solutions peuvent inclure des mesures correctives, des compensations financières ou toute autre action nécessaire pour résoudre la plainte de manière satisfaisante.
Communication avec le plaignant
- Le responsable de la plainte communique régulièrement avec le plaignant pour le tenir informé de l’avancement de l’enquête et de la résolution de la plainte.
- Toutes les communications doivent être professionnelles, empathiques et respectueuses.
Clôture de la plainte
- Une fois la plainte résolue, le responsable de la plainte doit fournir une réponse écrite au plaignant, résumant les mesures prises et les solutions proposées.
- Toutes les informations et documents relatifs à la plainte doivent être conservés dans un dossier confidentiel.

Procédure de demande de désindexation et de suppression des renseignements personnels

Réception des demandes
- Les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels doivent être reçues par l’équipe responsable désignée.
- Les clients peuvent soumettre leurs demandes par le biais de canaux spécifiques tels que le formulaire en ligne, l’adresse courriel dédiée ou le numéro de téléphone.
Vérification de l’identité
- Avant de traiter la demande, l’identité de l’individu doit être vérifiée de manière raisonnable.
- Cela peut être fait en demandant des informations supplémentaires ou en vérifiant l’identité de l’individu en personne.
- Si l’identité ne peut pas être vérifiée de manière satisfaisante, l’organisation peut refuser de donner suite à la demande.
Évaluation des demandes
- L’équipe responsable doit examiner attentivement les demandes et les renseignements personnels concernés pour déterminer leur admissibilité à la désindexation ou à la suppression.
- Les demandes doivent être traitées de manière confidentielle et dans le respect des délais prévus.
Raisons d’un refus
- Il existe aussi des raisons parfaitement valables pour lesquelles nous pourrions refuser de supprimer ou de désindexer des renseignements personnels :
- Pour continuer à fournir des biens et des services au client ;
- Pour des raisons d’exigence du droit du travail ;
- Pour des raisons juridiques en cas de litige.
Désindexation ou suppression des renseignements personnels
- L’équipe responsable doit prendre les mesures nécessaires pour désindexer ou supprimer les renseignements personnels conformément aux demandes admissibles.
Communication du suivi
- L’équipe responsable est chargée de communiquer avec les demandeurs tout au long du processus, en fournissant des confirmations d’accusé de réception et des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de leur demande.
- Tout retard ou problème rencontré lors du traitement des demandes doit être communiqué aux demandeurs avec des explications claires.
Suivi et documentation
- Toutes les demandes de désindexation et de suppression des renseignements personnels, ainsi que les actions entreprises pour y répondre, doivent être consignées dans un système de suivi dédié.
- Les enregistrements doivent inclure les détails des demandes, les mesures prises, les dates et les résultats des actions effectuées.

Déclaration d’incidents de cybersécurité

Aucun incident n’a été détecté jusqu’à maintenant. Un registre sera mis sur pied, le cas échéant.

Responsable de la protection des renseignements personnels (loi 25)

Mélanie Gravel est responsable de la protection et de la gouvernance des renseignements personnels de l’entreprise Consultation Darum Inc. Les demandes de plaintes seront traitées avec la plus grande diligence.